Commissioni di sorveglianza sugli archivi statali

L’Archivio di Stato di Roma esercita la vigilanza sugli archivi degli uffici statali periferici della provincia di Roma. Tale funzione è svolta attraverso le Commissioni di sorveglianza e scarto previste dal Codice dei beni culturali e del paesaggio (D.Lgs 42/2004, art. 41) e disciplinate dal regolamento approvato con DPR 37/2001.

Ciascuna commissione, nominata con decreto dal dirigente dell’ufficio periferico, dura in carica per tre anni ed è formata da quattro componenti: due funzionari dello stesso ufficio (di cui uno ha il ruolo di presidente), uno dell'Archivio di Stato di Roma e uno della Prefettura.

La commissione si riunisce periodicamente per valutare gli atti destinati alla conservazione permanente e quelli proposti per lo scarto perché non più occorrenti né ai fini amministrativi né a quelli culturali. Allo stesso tempo: vigila sull'organizzazione e sulla gestione degli archivi corrente e di deposito; identifica gli atti di natura riservata; cura i versamenti all’Archivio di Stato della documentazione di interesse storico secondo la normativa vigente. L’individuazione degli atti da eliminare si basa sui massimari di scarto, che definiscono i tempi di conservazione per le diverse categorie di documenti, predisposti dalle Amministrazioni competenti.

http://www.archivi.beniculturali.it/index.php/strumenti/piani-di-conservazione-e-massimari-di-scarto

Le proposte, accompagnate dagli elenchi contenenti informazioni su: serie, estremi cronologici, quantità e motivi dello scarto, sono inviate e approvate dal Ministero per i beni e le attività culturali -  Direzione generale per gli Archivi - Servizio II, Via di San Michele 22, 00153 Roma (mbac-dg-a.servizio2@mailcert.beniculturali.it)

Annualmente il presidente relaziona sull’attività svolta dalla commissione inviando un resoconto al Servizio II della Direzione generale per gli Archivi del Mibac.